วิธีคิด
Business
การจัดการการประชุม (Meeting Management) อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการ Meeting ที่มีประสิทธิภาพ คือการเตรียมพร้อมในทุกขั้นตอนตั้งแต่การกำหนด Agenda, กรอบเวลา, ผู้เข้าร่วม ไปจนถึงการทำ Meeting Summary หลังการประชุม เพื่อให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจตรงกันและสามารถดำเนินงานต่อได้อย่างถูกต้อง ซึ่งเป็นแนวทางที่ SUFFIX ใช้กับทั้งการประชุมลูกค้าและการประชุมภายในทีมอยู่เสมอ
ในทุกๆ การทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นการทำงานกับเพื่อนร่วมงานภายในองค์กร หรือการทำงานร่วมกับลูกค้าซึ่งเป็นแบรนด์หรือองค์กรภายนอกต่าง ๆ มีหนึ่งสิ่งที่อาจกล่าวได้ว่ามีความสำคัญและเป็นปัจจัยที่ขาดไม่ได้ นั่นก็คือ การประชุม (Meeting)
หลายคนอาจรู้สึกว่าการประชุมเป็นสิ่งที่ทำกันเป็นประจำ เป็นกิจวัตรในการทำงาน แต่ความท้าทายที่แท้จริงอยู่ที่ว่า เราจะทำอย่างไรให้ทุก ๆ การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพ และผู้ร่วมประชุมรู้สึกถึงความคุ้มค่าของเวลาที่ตนได้ใช้ไปในแต่ละครั้ง ที่ SUFFIX เรามีวิธีจัดการการประชุมที่เรียบง่ายและสามารถนำไปใช้ได้จริง ซึ่งเราแบ่งการประชุมออกตามกรณีดังนี้
การประชุมกับลูกค้า (Meeting with Clients)
ทุกการประชุมกับองค์กรภายนอกหรือลูกค้า เราจะมีการเตรียมความพร้อมล่วงหน้าเสมอเพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยในการประชุมแต่ละครั้งจำเป็นต้องแจ้งกรอบเวลาอย่างชัดเจนว่าจะเริ่มและสิ้นสุดภายในระยะเวลาเท่าใด พร้อมทั้งแจ้งหัวข้อการประชุม (Agenda) ให้ผู้เข้าร่วมรับทราบทุกครั้ง เพื่อตรวจสอบว่าต้องมีผู้รับผิดชอบส่วนไหนเข้าประชุมบ้าง และเพื่อให้แต่ละฝ่ายได้เตรียมข้อมูลหรือเนื้อหาที่จำเป็นสำหรับการพูดคุยในวันนั้น โดยส่วนมากเราจะมีการประชุม 2 รูปแบบ ได้แก่
การประชุมออนไลน์ (Online Meeting)
เป็นรูปแบบที่เราใช้กับลูกค้าที่มีข้อจำกัดในการเดินทาง หรือลูกค้าที่อยู่ต่างประเทศ รวมถึงหลังจากสถานการณ์โควิด-19 Online Meeting ก็กลายเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่จำเป็นในการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าในทุกสถานการณ์
สำหรับการนัดหมาย เราใช้ Google Calendar เป็นเครื่องมือในการจัดการเวลาร่วมกัน ทั้งการนัดวันและกำหนดระยะเวลาในการประชุมระหว่างทีมของลูกค้าและทีมของเรา จากนั้นจะสอบถามลูกค้าว่าถนัดใช้ Video Communication Tools อะไร เพื่อให้เลือกใช้ได้ตามความคุ้นเคย ไม่ว่าจะเป็น Google Meet, Zoom, Microsoft Teams หรืออื่นๆ ทั้งนี้ทีมของเราเตรียมพร้อมสำหรับทุกเครื่องมือเพื่อให้การประชุมดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
ก่อนเริ่มประชุมทุกครั้ง เราจะเช็คความพร้อมของอุปกรณ์ล่วงหน้าเสมอ ทั้ง Internet Connection, ไมโครโฟน, กล้อง และสภาพแวดล้อมที่ใช้ประชุม เพื่อให้มั่นใจว่าจะไม่มีปัญหาเทคนิคระหว่างการประชุม จากนั้นจึงแนะนำทีมและผู้เกี่ยวข้อง พร้อมทบทวน Agenda ให้ทุกคนรับทราบและเข้าใจลำดับการประชุมร่วมกันก่อนเริ่ม
การประชุมปกติ (Offline Meeting)
การประชุมแบบ Face-to-Face กับลูกค้าต้องการการเตรียมตัวที่แตกต่างจากการประชุมออนไลน์ ทีมของเราจะตรวจสอบสถานที่ประชุม เผื่อเวลาเดินทาง รวมถึงเตรียมนามบัตร คอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการประชุม และอุปกรณ์เชื่อมต่อต่าง ๆ ให้พร้อมก่อนเริ่มประชุมทุกครั้ง
นอกจากนี้ ทีมยังจัดการไฟล์บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ให้เหลือเฉพาะไฟล์ที่จำเป็นสำหรับการประชุมนั้นเท่านั้น เพื่อลดความสับสนที่อาจเกิดขึ้นทั้งกับฝั่งลูกค้าและทีมงานของเราเอง รายละเอียดเล็ก ๆ เหล่านี้ช่วยให้บรรยากาศการประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น เป็นระเบียบ และดูเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น
การประชุมภายใน (Internal Meeting)
การประชุมทีมก็เป็นอีกหนึ่งกระบวนการทำงานที่เราให้ความสำคัญไม่แพ้กัน ที่ SUFFIX เราจะมีการประชุมภายในทีมอย่างสม่ำเสมอเพื่ออัปเดตการดำเนินงาน สรุปความคืบหน้า หรือปรับความเข้าใจภายในทีมให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า ซึ่งเป็นสิ่งที่เราทำกันทุกสัปดาห์อย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะในยุคที่เราปรับรูปแบบมาเป็นการทำงานจากที่ไหนก็ได้ (Remote Work)
เช่นเดียวกับการประชุมลูกค้า เราใช้ Google Calendar สำหรับจัดตารางประชุม และกำหนดกรอบเวลาและ Agenda ให้ชัดเจนเสมอ สำหรับเครื่องมือที่ใช้คือ Google Meet ซึ่งสะดวก เสถียร และเป็นสิ่งที่ทีมใช้งานในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว ทำให้ช่วยประหยัดเวลาในการเตรียมตัวเข้าร่วมประชุมได้ด้วย
Meeting Summary ที่ดีควรมีอะไรบ้าง?
หลังจากจบการประชุมทุกครั้ง เราจะจัดทำสรุปการประชุม หรือ Meeting Summary เสมอ แล้วส่งให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง โดย Meeting Summary ที่ดีควรครอบคลุมสิ่งเหล่านี้
- ประเด็นสำคัญและการตัดสินใจที่เกิดขึ้นในการประชุม
- Action Items พร้อมระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาที่ชัดเจน
- คำถามหรือประเด็นที่ยังค้างอยู่และต้องติดตามต่อ
- ขั้นตอนถัดไปและ Timeline ของงานที่ต้องดำเนินการ
การมี Meeting Summary ที่ครบถ้วนช่วยให้ทุกฝ่ายได้รับข้อมูลที่ตรงกัน มองเห็นภาพเดียวกัน และลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน เราจึงขอให้ทุกฝ่ายตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนก่อนที่ทีมจะดำเนินการต่อทุกครั้ง
จะเห็นได้ว่า นอกจากการจัดการเรื่องหัวข้อ ระยะเวลา และผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการประชุมเพื่อให้เกิดความเข้าใจร่วมกัน ทั้งในแง่ของความต้องการของลูกค้า และหน้าที่ความรับผิดชอบของทีมในงานที่ต้องดำเนินการต่อ การทำ Meeting Summary และส่งให้ทุกฝ่ายยืนยันความถูกต้องก่อนเริ่มงานจึงเป็นขั้นตอนที่เชื่อมทุกอย่างเข้าด้วยกัน ตั้งแต่สิ่งที่พูดคุยในที่ประชุมไปจนถึงการลงมือทำจริง เพื่อให้งานถูกส่งมอบได้อย่างถูกต้องและเป็นไปตามมาตรฐานที่ตกลงกันไว้
"และนี่ก็คือหลักการที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพที่เราใช้ทุกครั้งในการจัดการการประชุม"
คำถามที่พบบ่อย
สิ่งที่ขาดไม่ได้ในการประชุมกับลูกค้าทุกครั้งคืออะไร?
Online Meeting กับ Offline Meeting ควรเลือกแบบไหน?
Meeting Summary ที่ดีควรส่งให้ใครและภายในเวลาเท่าไหร่?
เครื่องมืออะไรที่ SUFFIX ใช้ในการจัดการประชุมประจำ?
เขียนโดย
Account Executive
วรกมล โศจิวิศาล