การจัดการกับไฟล์งาน

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการทำงานในองค์กรธุรกิจนั้นจะต้องมีการทำงานผ่านไฟล์เอกสารต่าง ๆ มากมาย ทั้งการทำงานภายในองค์กรและส่งออกไปนอกองค์กร การจัดการไฟล์เอกสารที่ดีจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยลดปัญหาในการทำงานและช่วยส่งเสริมให้การทำงานของคุณเป็นระเบียบ มีประสิทธิภาพ รวมถึงเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ซึ่งการจัดการกับไฟล์งานที่ดีควรมีองค์ประกอบ ดังนี้

การจัดเก็บไฟล์งานในที่ต่าง ๆ (File Storage)

การทำงานด้วยไฟล์เอกสารคุณจำเป็นต้องจัดการเก็บไฟล์งานในที่ต่าง ๆ เช่น บนไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป หรือบน Cloud Storage เป็นต้น เพราะการที่คุณรู้ว่าไฟล์ของคุณจัดเก็บไว้ที่ไหน จะช่วยให้คุณหาไฟล์ทำงานได้ง่ายและรวดเร็ว รวมถึงช่วยลดปัญหาการปะปนกันของไฟล์ที่ไม่ได้จัดหมวดหมู่ ซึ่งอาจเกิดปัญหาหาไฟล์งานไม่เจอ ไฟล์หาย หรือต้องทำไฟล์งานใหม่โดยไม่จำเป็น

สร้างโฟลเดอร์ในการเก็บไฟล์ให้เป็นหมวดหมู่ (Document Categories)

เมื่อคุณจัดเก็บไฟล์งานอย่างเป็นระเบียบแล้ว การจัดหมวดหมู่ของไฟล์งานให้อยู่ในโฟลเดอร์หรือ Categories จะทำให้คุณจัดเก็บไฟล์ได้เป็นระบบ โดยสามารถเก็บเป็นหมวดหมู่หรือแบ่งตามประเภท ซึ่งจะช่วยค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้น ไม่ปะปนกับไฟล์งานอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกัน

ยกตัวอย่างเช่น การจัดหมวดหมู่เฉพาะภาพ โดยการสร้างโฟลเดอร์ภาพและจัดเก็บเฉพาะไฟล์ภาพในโฟลเดอร์นั้น หรือหมวดหมู่เอกสารที่สามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายยิ่งขึ้น เช่น โฟลเดอร์รายละเอียดของงาน (Project Background) โฟลเดอร์สรุปการประชุม (Meeting Summary) และโฟลเดอร์แผนการนำเสนอ (Presentation Plan) เป็นต้น

การตั้งชื่อไฟล์อย่างไรให้ทีมค้นหาได้ง่าย?

การตั้งชื่อไฟล์งานหรือเอกสารที่ดีจะช่วยให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้น หลังจากที่คุณจัดเก็บไฟล์อย่างถูกที่และจัดเก็บตามประเภทโฟลเดอร์อย่างเป็นระบบแล้ว การตั้งชื่อไฟล์ที่ดีก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กัน นอกจากจะช่วยให้คุณหาไฟล์ได้ง่ายแล้ว ยังดีต่อเพื่อนร่วมงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับไฟล์งานนั้นที่จะได้รับประโยชน์จากการตั้งชื่อไฟล์ที่ดีด้วยเช่นกัน ซึ่งสามารถทำได้โดยตั้งชื่อไฟล์ตามโปรเจกต์ ตามด้วยหัวข้องานที่เข้าใจได้ชัดเจน และระบุวันที่ทุกครั้งเพื่อให้รู้ว่าไฟล์นั้นมีการอัปเดตครั้งล่าสุดเมื่อไหร่ ซึ่งจะออกมาในรูปแบบ Project Name — Work Type — mm/dd/yy ยกตัวอย่างเช่น

- Project Name — Meeting Summary — 10012021
- Project Name — Plan Presentation — 11022021
- Project Name — Website Design-Home-Desktop HD — 12032021
- Project Name — Wireframe — 01042022

เหตุผลที่เราตั้งชื่อไฟล์ในส่วนของวันที่ด้วย mm/dd/yy เนื่องจากโปรเจกต์ของ SUFFIX ส่วนมากจะจบในหลักเดือน เราจึงยึดหน่วยเดือนเป็นหลักในการตั้งชื่อไฟล์ แล้วจึงตามด้วยวันที่ที่จะอัปเดตตามขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ต่าง ๆ เรียงตามการอัปเดตอย่างเป็นระเบียบและง่ายต่อการค้นหา

นอกจากนี้ Naming Convention ที่สม่ำเสมอยังช่วยให้ทีมใหม่หรือ Freelancer ที่เพิ่งเข้ามาร่วมงานสามารถเข้าใจโครงสร้างของโปรเจกต์ได้ทันทีโดยไม่ต้องถาม ลดเวลาที่ต้องใช้ในการ Onboard และลดความเสี่ยงที่จะเปิดไฟล์ผิดเวอร์ชัน

จัดการไฟล์งานเพื่อลดพื้นที่จัดเก็บ (Reduce Cloud Storage)

แน่นอนว่าการจัดเก็บไฟล์ที่เป็นระเบียบเป็นสิ่งที่จำเป็น แต่คุณควรมีการเช็คและจัดการไฟล์งานที่ไม่จำเป็นออกไปจากไดรฟ์อยู่เสมอ เพื่อไม่ให้ไดรฟ์เต็มที่อาจส่งผลให้คอมพิวเตอร์ทำงานช้าลงหรือการต้องซื้อ Cloud Storage เพิ่มโดยไม่จำเป็น รวมถึงอาจมีบางไฟล์งานที่คุณจัดเก็บมาซ้ำและอาจไม่จำเป็นต้องใช้งาน เช่น ไฟล์งานเก่าที่ไม่ได้ใช้งาน ไฟล์ที่เกิดจากการเซฟซ้ำ หรือแม้แต่ไฟล์ที่ค้างในถังขยะ เป็นต้น

นอกจากนั้นการนำไฟล์ที่ไม่จำเป็นออกไปยังช่วยประหยัดเวลาในการเลื่อนค้นหาโปรเจกต์ และลดเวลาการค้นหาไฟล์ในแต่ละโฟลเดอร์ เพราะจะเห็นเฉพาะโปรเจกต์หรืองานที่กำลังดำเนินการอยู่เท่านั้น

ควรกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์งานอย่างไร?

หากคุณต้องทำงานที่มีการส่งต่อหรือแชร์ไฟล์ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้อง การกำหนดขอบเขตการเข้าถึงข้อมูลไฟล์งานถือเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งการกำหนดขอบเขตสามารถทำได้หลายระดับตามความต้องการของคุณ เช่น กำหนดให้สามารถดูไฟล์นั้นได้อย่างเดียว กำหนดให้สามารถคอมเมนต์ไฟล์นั้นได้ หรือกำหนดให้สามารถมีการแก้ไขไฟล์นั้นได้กรณีที่เป็นไฟล์เอกสาร

การกำหนดขอบเขตการเข้าถึงมีความจำเป็นทั้งในแง่ของการแชร์ไฟล์ให้ผู้เกี่ยวข้องทำงานต่อได้ง่าย ไม่กระทบกับไฟล์งานต้นฉบับ รวมถึงความปลอดภัยของข้อมูลที่ต้องมีการอนุญาตการเข้าถึงไฟล์ (Permission) เพื่อให้ไฟล์นั้นเห็นเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

การจัดการเอกสารสำคัญ (Confidential Document)

เอกสารข้อมูลที่มีความสำคัญหรือไม่สามารถเผยแพร่สู่สาธารณะได้ เนื่องจากเป็นความลับทางธุรกิจ เช่น เอกสารสัญญาว่าจ้างงานและค่าบริการ ข้อมูลโครงการคอนโดใหม่ในอนาคต ไฟล์วิดีโอโฆษณาที่กำลังจะเปิดตัวสินค้า เป็นต้น ไฟล์งานเหล่านี้ควรมีการจัดเก็บที่ปลอดภัยและจัดเก็บเฉพาะที่ รวมถึงต้องมีการกำหนดการอนุญาตการเข้าถึงไฟล์ข้อมูล ซึ่งผู้ที่จะเข้าถึงได้ต้องเป็นผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องและรับผิดชอบในขอบเขตงานนั้นเท่านั้น

โครงสร้างการจัดเก็บไฟล์งานของ SUFFIX

การทำงานของ SUFFIX เราจัดการไฟล์งานบน Google Drive เป็นหลัก ซึ่งจะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูลบนไดรฟ์นี้ได้ โดยไม่ว่าจะเป็นการทำงานที่ออฟฟิศหรือ Work from Home ก็จะสามารถเข้าถึงไฟล์งานที่มีการจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบได้อย่างง่ายดาย รวมถึงสามารถแชร์ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องหรือลูกค้าได้เช่นกัน

เราจัดแบ่งหมวดหมู่ไฟล์งานตามโฟลเดอร์ด้วยชื่อบริษัทลูกค้า/ชื่อแบรนด์ แล้วแยกย่อยด้วยหมวดหมู่/ประเภทงานต่าง ๆ ได้แก่ Artwork (ไฟล์งานออกแบบที่พร้อมใช้งาน), Preview (ไฟล์ที่ใช้นำเสนอลูกค้า), Source (ไฟล์ต้นฉบับที่แก้ไขได้), Document (เอกสารประกอบโปรเจกต์) และ Presentation (ไฟล์สำหรับประชุมและนำเสนองาน) โครงสร้างนี้ออกแบบให้สอดคล้องกับ workflow จริง ตั้งแต่ขั้นตอนการรับบรีฟไปจนถึงการส่งมอบงาน รวมถึงการตั้งชื่อโฟลเดอร์ตามวันที่บันทึกไฟล์งาน และตั้งชื่อไฟล์ที่ระบุหัวข้องานและวันที่เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา

สรุป

จะเห็นได้ว่าการใส่ใจในการจัดการไฟล์งานอย่างเป็นระบบจะช่วยเสริมให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและช่วยลดปัญหาและขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในการทำงาน ในท้ายที่สุดแล้ว ระบบไฟล์ที่ดีไม่ใช่แค่เรื่องของความเป็นระเบียบ แต่เป็นรากฐานที่ทำให้ระบบอื่น ๆ ในทีมไม่ว่าจะเป็นการประสานงาน การส่งมอบงาน หรือการ Onboard ทีมใหม่ สามารถทำงานได้ราบรื่นตามไปด้วย