ทำไม Checklist ถึงมีความจำเป็นในการทำงาน

ในโปรเจกต์ที่ใหญ่และมีความซับซ้อนอย่างเว็บไซต์ เราจะรู้ได้อย่างไรว่างานในแต่ละขั้นตอนถูกต้องครบถ้วนและพร้อมดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไป เราใช้อะไรในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่มีอยู่ในหลาย ๆ ที่ก่อนจะส่งมอบให้กับลูกค้า ที่ SUFFIX เราเชื่อว่าการมีเช็กลิสต์ (Checklist) จะช่วยให้การทำงานมีระบบและมีเป้าหมายมากขึ้น เพราะในแต่ละวันแทนที่เราจะต้องมานั่งคิดว่าวันนี้จะทำอะไรบ้าง Checklist จะบอกเราเองว่าเราจะต้องทำอะไร โดยเราจะใช้ Checklist ในการทำงานอยู่ 3 ส่วนหลัก ได้แก่ Daily Checklist, Project Checklist และ Deliverable Checklist

Daily Checklist

หลายบริษัทอาจจะมีระบบการเข้างานที่แตกต่างกันออกไป แต่ที่ SUFFIX เราใช้เช็กลิสต์ในการแจ้งเข้า-ออกงานในทุก ๆ วัน เพื่อเป็นการแจ้งคนในทีมและบอกตัวเราเองว่าวันนี้เราจะทำอะไรบ้าง ซึ่งก็จะระบุว่ามีโปรเจกต์ (Project) อะไรบ้างที่เราจะทำวันนี้ และเราจะทำอะไร (Task) ในโปรเจกต์นั้น ๆ

วิธีนี้นอกจากจะเป็นการรายงานคนในทีมหรือหัวหน้างานให้ทราบแล้ว ยังช่วยให้เรามีจุดมุ่งหมายในแต่ละวันด้วย เพราะเมื่อจบวันแล้วเราจะรู้ทันทีว่าแต่ละงานที่เราจะทำในวันนี้เสร็จไปกี่งาน (Achieved) ยังไม่เสร็จกี่งาน (Pending) หรือถ้ามีปัญหาและยังไม่เสร็จ (Unresolved) มีกี่งาน เพื่อที่ทุกคนในทีมจะสามารถรับรู้ได้โดยทั่วกัน

Project Checklist คืออะไร และช่วยการทำงานได้อย่างไร?

ในการวางแผนโปรเจกต์ ลองนึกถึงโปรเจกต์สักหนึ่งโปรเจกต์ จากต้นทางไปถึงปลายทางประกอบไปด้วยงานอะไรบ้าง ถ้าให้ลิสต์ทั้งหมดในหนึ่งวันก็อาจไม่สามารถครอบคลุมทุกอย่างได้ เพราะโปรเจกต์แต่ละงานก็จะมีรายละเอียดหรือความต้องการของลูกค้าที่แตกต่างกันออกไป

ตัวอย่างเช่น โปรเจกต์เว็บไซต์ ตั้งแต่ขั้นตอนแรกจะมีการรวบรวมบรีฟ ทำใบเสนอราคา ร่างโครงสร้างเว็บไซต์ ออกแบบเว็บไซต์ แก้ไขฟีดแบค เขียนโค้ด ออกแบบโครงสร้างหลังบ้าน และทดสอบการใช้งานระบบ ไปจนถึงวันส่งมอบงาน สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นภาพใหญ่ของโปรเจกต์เดียวเพียงเท่านั้น และถ้าเปลี่ยนเป็นโปรเจกต์ประเภทอื่น เช่น งาน campaign หรืองาน content ขั้นตอนก็จะเปลี่ยนไปตามนั้น ทั้งเรื่อง approval flow, asset ที่ต้องเตรียม และ timeline ที่ต้องประสานกับหลายฝ่าย แต่ละโปรเจกต์จึงต้องการ Checklist ของตัวเองที่ออกแบบมาให้เข้ากับลักษณะงานนั้น ๆ

เราจึงต้องมีเช็กลิสต์เพื่อแตกย่อยรายละเอียดออกมาว่าในแต่ละไมล์สโตน (Milestone) มีงานอะไรบ้าง ซึ่งถ้าหากไม่มีเช็กลิสต์เราก็จะไม่มีทางรู้ได้เลยว่าเราอยู่ตรงไหนของโปรเจกต์ แล้วเราต้องทำอะไรต่อ ดังนั้นเช็กลิสต์จึงเป็นประโยชน์อย่างมากและช่วยให้เราวางแผนและรับมือปัญหาได้ตั้งแต่ต้น นอกจากนี้ผู้ดูแลโปรเจกต์ยังสามารถใช้เช็กลิสต์นี้ในการติดตามโปรเจกต์ได้โดยที่ไม่ต้องมาคอยถามคนในทีม แค่คอยให้ทีมอัปเดตก็เพียงพอ ส่วนทีมก็จะได้มีเวลาไปโฟกัสงานของตัวเอง

Deliverable Checklist

ในเช็กลิสต์นี้จะคล้ายกับ Project Checklist แต่เราสามารถคาดการณ์ได้ตั้งแต่ตอนเปิดโปรเจกต์ ตัวอย่างเช่น โปรเจกต์เว็บไซต์จะมีข้อมูลต่าง ๆ เช่น ข้อมูลโดเมนและโฮสติ้ง, Google Analytics, Favicon, ข้อมูลเมต้า และอื่น ๆ ซึ่งสิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นข้อมูลจำเป็นสำหรับเว็บไซต์

หากไม่มีโดเมนหรือโฮสติ้ง เว็บก็ไม่สามารถเปิดได้ หรือถ้าลูกค้ามีอยู่แล้ว เราก็ควรขอข้อมูลเพื่อให้ทางทีมพัฒนาวางแผนการทำงานได้ถูก ส่วน Google Analytics ก็ต้องมีการขอโค้ดจากทีมลูกค้ามาเพื่อฝังและใช้งาน และตัวอย่างสุดท้ายที่หลาย ๆ เว็บไซต์อาจจะพลาดไปคือข้อมูลเมต้า หน้าเว็บ 404 หรือ Favicon อาจจะดูเป็นข้อมูลเล็ก ๆ แต่ถ้าเว็บไซต์ไหนที่ไม่มีก็จะดูเป็นเว็บไซต์ที่ดูไม่เป็นทางการ ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของแบรนด์

การมี Deliverable Checklist ที่ชัดเจนตั้งแต่วันเปิดโปรเจกต์ยังช่วยลดการตามข้อมูลซ้ำซ้อนจากลูกค้าได้ด้วย เพราะเรารู้ตั้งแต่ต้นแล้วว่าต้องขออะไรบ้าง ทั้งทีมจึงวางแผนและประสานงานได้ตรงจุดมากขึ้น และถ้าหากไม่มีเช็กลิสต์ในส่วนนี้เราก็อาจจะพลาดไปได้

สรุป

จะเห็นได้ว่า 3 ข้อดังกล่าวเป็นแค่ส่วนหนึ่งของเช็กลิสต์ ซึ่งทำให้เรารู้ว่าเครื่องมือที่ธรรมดาแบบนี้ก็มีส่วนช่วยในการทำงานที่เป็นระบบเป็นอย่างมาก หากเราไม่มีการวางแผนและไม่รู้ว่าต้องทำอะไรก่อนและหลัง แผนที่เราวางไว้ก็อาจจะไม่เกิดขึ้นจริง หรืออาจจะเสร็จล่าช้ากว่ากำหนดจนเกิดเป็นผลกระทบที่ประเมินเป็นมูลค่าได้ ในท้ายที่สุดการใช้ Checklist อย่างสม่ำเสมอไม่ได้แค่ช่วยจัดการงาน แต่มันเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมการทำงานที่ทำให้ทีมเชื่อถือกันได้และเติบโตไปด้วยกันได้อย่างยั่งยืน