การบริหารเวลาและขั้นตอนในการทำงาน

ทรัพยากรที่จำกัดที่สุดในการทำธุรกิจคือเวลา เป็นตัวแปรต้นทุนที่ไม่สามารถเพิ่มหรือลดได้ตามที่เราต้องการ บางครั้งความล่าช้าเพียงเล็กน้อยก็ทำให้เวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดนี้ถูกลดทอนไปโดยเปล่าประโยชน์ ที่ SUFFIX เราจึงให้ความสำคัญกับการวางแผนและติดตาม Timeline ของทุกโปรเจกต์อย่างเป็นระบบตั้งแต่ต้น

Project Timeline มีกี่แบบและแตกต่างกันอย่างไร?

ระยะเวลาในการทำงาน (Project Timeline) แต่ละโปรเจกต์ที่ผ่านมาของเรามีด้วยกัน 2 แบบ ได้แก่

ระยะเวลาที่ชัดเจน
โปรเจกต์ลักษณะแบบนี้จะค่อนข้างง่ายในการทำงาน เพราะทุกฝ่ายรู้ Deadline ตั้งแต่ต้น แต่จะยากในการวางแผนเมื่องานเร่ง วิธีการจัดการคือลดทอนกระบวนการที่ไม่จำเป็นออก เช่น ลดรอบการ Review จากสามรอบเหลือสองรอบ หรือควบรวม Phase ที่สามารถทำพร้อมกันได้ เพื่อให้คุณภาพงานยังอยู่ในระดับที่ยอมรับได้แม้เวลาจะน้อยลง

ระยะเวลาที่เกิดจากการกำหนดร่วมกัน
โปรเจกต์แบบนี้จะเป็นการกำหนดระยะเวลาที่เกิดขึ้นระหว่าง SUFFIX และลูกค้า ส่วนมากจะมีความยืดหยุ่นสูงซึ่งเป็นข้อดี แต่ข้อที่ต้องระวังคือการควบคุม Timeline ของโปรเจกต์ เนื่องจากเมื่อไม่มี Deadline ที่ตายตัว โปรเจกต์มักเลื่อนออกไปเรื่อย ๆ โดยไม่มีใครสังเกตเห็น จนกระทั่งงานสำคัญเริ่มล่าช้าจนเกิดผลกระทบจริง วิธีที่เราจัดการคือการตั้ง Milestone ย่อยร่วมกันและเช็คสถานะเป็นระยะ แทนที่จะรอให้ถึง Deadline สุดท้าย

Work Task คืออะไรและทำไมถึงต้องแยกให้ละเอียด?

การทำงานในแต่ละโปรเจกต์เกิดจากการทำงานร่วมกันของทีมภายในและทีมของลูกค้า ซึ่งยังมีทั้งเรื่องของข้อมูลรวมไปจนถึงการตัดสินใจในทุกขั้นตอน งานแต่ละประเภทจึงมีขั้นตอน (Work Task) ที่แตกต่างกันออกไป ทีมเราจะแยกขั้นตอนและรายละเอียดต่าง ๆ ออกมาอย่างชัดเจน แล้วจึงประเมินเวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอน เพื่อให้ทุกฝ่ายมองเห็น Scope ของงานตรงกันตั้งแต่เริ่มต้น

ตัวอย่างเช่น

โปรเจกต์การวางกลยุทธ์หรือวางแผนการตลาด
ในส่วนของขั้นตอนการทำงานจะประกอบไปด้วยหลายส่วน ไม่ว่าจะเป็นการคุยกันถึงความต้องการของโปรเจกต์ (Project Requirement) จุดประสงค์ (Objective) กลุ่มเป้าหมาย (Target) รวมไปถึงการวิจัยทางการตลาด (Market Research) เมื่อได้ข้อมูลครบแล้วทางทีมก็จะเริ่มวางแผนซึ่งอาจจะประกอบด้วยแผนกลยุทธ์ (Strategic Plan) แผนการใช้สื่อ (Media Plan) ไปจนถึงการวางแผนเรื่องเนื้อหาและการสื่อสาร (Content Plan) ของแคมเปญหรือแบรนด์ และต้องมีการกำหนดตัวชี้วัดความสำเร็จ (KPI) ซึ่งงบประมาณในการซื้อสื่อก็จะมีผลต่อการวางแผนด้วย

โปรเจกต์การทำเว็บไซต์ / เว็บแอปพลิเคชัน
ในส่วนของขั้นตอนการทำเว็บไซต์ จะเริ่มต้นตั้งแต่การวางโครงสร้างข้อมูล (Sitemap) หรือในบางโปรเจกต์อาจเริ่มต้นจากการศึกษาพฤติกรรมผู้ใช้งานก่อน (UX Research) จากนั้นจึงออกแบบโครงร่างของเว็บหรือแอปพลิเคชัน (Wireframe) และต่อเนื่องไปสู่ขั้นตอนการออกแบบหน้าตาของเว็บหรือแอป (User Interface Design) หลังจากนั้นก็จะเป็นส่วนของการโปรแกรมมิง โดยจะแยกออกเป็น 2 ส่วน คือส่วนการแสดงผล (Front-end) และส่วนที่เป็นโครงสร้างด้านหลัง (Back-end) หลังจากที่ทั้งหมดเสร็จแล้วก็จะมีส่วนของการทดสอบระบบ (User Acceptance Test หรือ UAT) ซึ่งขั้นตอนทั้งหมดทีมต้องประเมินเวลาซึ่งจะขึ้นอยู่กับความยากง่ายของโปรเจกต์

SUFFIX ประเมินเวลาโปรเจกต์อย่างไรให้แม่นยำ?

การประเมินเวลาเกิดจากสถิติการใช้เวลากับงานในส่วนต่าง ๆ ซึ่งเป็นค่าเฉลี่ยที่ได้จากโปรเจกต์จริง ในทีมของเราจะมีการบันทึกการใช้เวลาในการทำงานไว้อยู่แล้วในทุกโปรเจกต์ที่ทำ ซึ่งจะทำให้การประเมินเวลาโปรเจกต์ใหม่ ๆ แม่นยำมากขึ้นเสมอ ยิ่งทำโปรเจกต์ที่คล้ายกันมากเท่าไหร่ ฐานข้อมูลเวลาที่เรามีก็จะยิ่งน่าเชื่อถือมากขึ้นเท่านั้น และช่วยลดความเสี่ยงที่งานจะ Delay ได้อย่างมีนัยสำคัญ