เทคนิคการสื่อสารภายในทีม

การทำงานในแต่ละโปรเจกต์โดยที่มีหลายฝ่ายทำงานร่วมกัน สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นได้บ่อยครั้งคือประโยคที่ว่า "ไม่มีใครบอกเรื่องนี้" ซึ่งอาจจะดูเป็นประโยคที่ธรรมดา แต่สามารถชี้ให้เราเห็นได้ว่าตอนนี้เราน่าจะกำลังประสบปัญหาเรื่องของการสื่อสารภายในทีมหรือในองค์กร การบริหารจัดการให้ทีมที่เกี่ยวข้องในการทำงานได้รับข้อมูลอย่างครบถ้วนและมากพอในการดำเนินงาน รวมถึงการลดทอนข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกเพื่อให้ทีมสามารถทำงานได้ง่ายขึ้น เป็นงานที่ทีมประสานงานทำหน้าที่เป็นหลัก

วิธีในการจัดการข้อมูลต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการแยกความคิดเห็นกับข้อเสนอแนะออกจากกัน ไปจนถึงการสื่อสารแบบ Fact-Based (วิธีคิดและการทำงานบนพื้นฐานของ "ข้อเท็จจริง") เป็นสิ่งที่ทีม SUFFIX ตั้งไว้เป็นมาตรฐานเพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถยึดตามและดำเนินการได้อย่างครบถ้วน

Framework สื่อสารที่ดีคืออะไร?

ในการสื่อสารกัน นอกจากจะเลือกใช้คำที่เข้าใจง่ายเพื่อให้ผู้ฟังหรือผู้อ่านเข้าใจตรงตามที่ต้องการแล้ว สิ่งที่ช่วยให้การสื่อสารกระชับขึ้นในการคุยงานและประสานงาน คือ Framework ดังต่อไปนี้

การสื่อสารแบบเฉพาะเจาะจง (Specific)

คือการกำหนดสิ่งที่ต้องการจะสื่อสารให้ชัดเจนและเรียบง่าย เพื่อให้ทีมอื่นสามารถเข้าใจได้ การทำความเข้าใจในทีม (Empathy) ทั้งหมดก่อนว่าสื่อสารแบบไหนจะเกิดผลลัพธ์ดีที่สุด เช่น บางคนต้องใช้การพูดให้กระชับที่สุด หรือบางคนจะเข้าใจมากขึ้นถ้ามีการยกตัวอย่าง
สามารถวัดผลได้ (Measurable) โดยแยกการทำงานออกมาให้ละเอียดพอที่จะวัดผลได้ เช่น ในงานหนึ่งงานมี 10 tasks เมื่อทำงานเสร็จ 10 tasks จึงจะวัดได้ว่างานเสร็จ หรือหากทำงานไปแล้ว 5 Tasks จึงจะบอกได้ว่าทำงานเสร็จแล้วครึ่งหนึ่ง ในบริบทของงานออกแบบหรืองานพัฒนาเว็บไซต์ "วัดผลได้" อาจหมายถึงการระบุให้ชัดว่าหน้าไหนอยู่ใน Scope วันนี้ แทนที่จะบอกแค่ว่า "ทำ UI ให้เสร็จ" ซึ่งแต่ละคนอาจตีความขอบเขตต่างกัน

สำเร็จได้ (Attainable)

คือการประเมินการสื่อสารด้วยความเป็นจริงว่า สิ่งที่ต้องการจะทำ สามารถสำเร็จได้จริงหรือไม่ เช่น เวลาในการส่งงาน

ความเกี่ยวข้อง (Relevant)

คือประเด็นที่ต้องการจะสื่อสารมีส่วนเกี่ยวข้องต่อผู้รับสารอย่างไร และจะต้องดำเนินการส่วนไหนต่อ วิธีที่เร็วที่สุดคือตัดเรื่องของบุคคลที่ 3 ที่ไม่ได้อยู่ในบทสนทนาออกไป

มีการระบุเวลาหรือกรอบเวลาที่ชัดเจน (Time-based)

เพื่อให้สามารถกำหนดได้ว่าในทุก ๆ การสื่อสารจะมีข้อสรุปว่าใครรับผิดชอบส่วนไหน และจะเสร็จงานส่วนที่ตนเองรับผิดชอบเมื่อไหร่ หรือจะส่งต่อไปให้ทีมอื่นทำงานต่อได้เมื่อไหร่ เพื่อให้การทำงานในโปรเจกต์เป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด

SUFFIX จัดการ Communication Tools สำหรับทีม Remote อย่างไร?

นอกเหนือจากนี้ยังมีเรื่องของเครื่องมือในการสื่อสาร (Communication Tools) เนื่องจาก SUFFIX ทำงานแบบ Remote work เรามีวิธีการจัดการเครื่องมือด้วยการแยกและจัดการส่วนของข้อมูลโดยแยกตามทีมและแบ่งตามโปรเจกต์ที่รับผิดชอบ รวมถึงมีการพูดคุยกันอย่างชัดเจนว่าข้อมูลส่วนไหนต้องคุยหรือสื่อสารในช่องทางไหน เช่น การคุยส่วนตัวคือเรื่องส่วนตัว แต่ถ้าเป็นการอัปเดตโปรเจกต์ให้ใช้ Channel ที่เป็นของโปรเจกต์นั้น ๆ เพื่อให้ทีมงานที่เกี่ยวข้องรับรู้ร่วมกันทั้งหมด

การมีกฎที่ชัดเจนว่า "อะไรคุยที่ไหน" ช่วยลด Context Switching ของทีม Remote ได้มาก เพราะทุกคนรู้ว่าต้องไปหาข้อมูลจากจุดไหน ไม่ต้องเปิดหลาย Channel เพื่อตามหาการอัปเดตที่กระจัดกระจาย ส่วนในแง่ของทีมที่มีการประชุมออนไลน์ทุกสัปดาห์ เรามีการสรุปเพื่อรวบรวมไปที่ Knowledge Base ของ SUFFIX ต่อไป

สรุป

Framework ทั้ง 5 ข้อนี้ไม่ได้เป็นเพียงแค่เทคนิคการสื่อสาร แต่เป็นการสร้างวัฒนธรรมทีมที่ทำให้ทุกโปรเจกต์ดำเนินได้ต่อเนื่องโดยไม่สะดุดเพราะข้อมูลขาดหาย เมื่อทุกคนในทีมรู้ว่าต้องสื่อสารอะไร กับใคร ที่ไหน และเมื่อไหร่ ประโยค "ไม่มีใครบอกเรื่องนี้" ก็จะเกิดขึ้นน้อยลงเรื่อย ๆ เอง