ทำไมเราถึงต้องตามข้อเสนอแนะ ข้อมูล รายละเอียด และองค์ประกอบต่าง ๆ จากลูกค้าของเรา

ทำไมเราถึงต้องตามข้อเสนอแนะ (Feedback)

เราใช้ข้อเสนอแนะในการทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ ดังนั้นเมื่อข้อเสนอแนะช้า การทำงานในขั้นตอนต่อไปก็อาจจะไม่ตรงตามเวลา ดังนั้นทีมของเราจึงพยายามตามข้อเสนอแนะเพื่อให้งานสำเร็จตามที่วางแผนเอาไว้

ความล่าช้าของ Feedback ในขั้นตอนหนึ่งไม่ได้กระทบแค่ขั้นตอนนั้น แต่จะกระทบทุกขั้นตอนที่ต่อเนื่องกันไปเป็นทอด ๆ เหมือน Domino เช่น ถ้า Feedback งานออกแบบช้าออกไป 3 วัน การเริ่ม Dev ก็จะช้าตามไปด้วย และส่งผลต่อวันส่งมอบงานในที่สุด ทีมของเราจึงตามอย่างสม่ำเสมอและแจ้ง Deadline ของแต่ละรอบ Deedback ให้ลูกค้าทราบตั้งแต่ต้น เพื่อให้ทุกฝ่ายวางแผนได้

ทำไมเราถึงต้องตามข้อมูล (Information)

แน่นอนที่สุดว่าการทำงานในทุก ๆ โปรเจกต์ สิ่งหนึ่งที่ไม่สามารถขาดได้เลยคือ "ข้อมูล" ไม่ว่าจะเป็นงานที่เป็นเรื่องของการตลาดก็ต้องประกอบไปด้วยข้อมูลที่จะใช้ในการสื่อสาร หรือกระทั่งเว็บไซต์รวมไปถึงแอปพลิเคชัน ซึ่งประกอบไปด้วยการให้ข้อมูลและการเก็บข้อมูล

ข้อมูลที่ไม่ครบในขั้นตอนแรกมักทำให้ทีมต้องทำงานบนสมมติฐานแล้วนำมาแก้ใหม่ทีหลัง ซึ่งเสียเวลากว่าการรอข้อมูลที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น ยกตัวอย่างเช่น ถ้าไม่มีข้อมูล product จริงตั้งแต่ต้น งานออกแบบหน้าเว็บก็อาจต้องปรับโครงสร้างใหม่ทั้งหมดเมื่อข้อมูลมาทีหลัง ทีมจึงพยายามระบุให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าต้องการข้อมูลอะไรบ้าง และตามให้ครบก่อนเริ่มขั้นตอนนั้น

ทำไมเราถึงต้องตามองค์ประกอบต่าง ๆ (Resources)

ในบางโปรเจกต์มักจะมีอีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้ข้อมูลเลย คือองค์ประกอบต่าง ๆ ซึ่งค่อนข้างเฉพาะเจาะจง ยกตัวอย่างเช่น การทำโปรเจกต์เว็บไซต์ นอกจากข้อมูลเบื้องต้นว่าต้องการจะทำเว็บไซต์อะไร ทำไปเพื่ออะไรแล้ว ยังมีเรื่ององค์ประกอบ เช่น โฮสติ้ง หรือลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ที่แบรนด์หรือบริษัทใช้ ในกรณีของงานทางการตลาดโปรเจกต์ที่เราทำงานกับโรงพยาบาล ก็จะต้องมีองค์ประกอบ เช่น กฎของการโฆษณาทางการแพทย์ รวมถึงเงื่อนไขการโฆษณาตามสื่อต่าง ๆ เช่นกัน

Resources เหล่านี้มักเป็นสิ่งที่ลูกค้าลืมเตรียมหรือไม่ทราบว่าต้องเตรียม ทีมของเราจึงระบุรายการ Resources ที่ต้องใช้ไว้ใน Deliverable Checklist ตั้งแต่วันเปิดโปรเจกต์ เพื่อให้ลูกค้าเตรียมได้ทันและไม่เกิดการสะดุดกลางโปรเจกต์

ทำไมเราถึงต้องตามส่วนประกอบต่าง ๆ (Material)

ส่วนสุดท้ายที่ขาดไม่ได้เลยคือส่วนประกอบต่าง ๆ เช่น อัตลักษณ์องค์กร (Corporate Identity) ซึ่งประกอบด้วย โลโก้ ตัวอักษร สี ไปจนถึงรูปภาพที่อาจจะเป็นรูปภาพที่ทางบริษัทหรือแบรนด์ถ่ายเอาไว้ ซื้อลิขสิทธิ์รูปภาพเอาไว้ หรือกระทั่งแบบสามมิติ (ส่วนใหญ่จะเป็นบริษัทและแบรนด์อสังหาฯ และเฟอร์นิเจอร์) เพราะส่วนประกอบนั้นเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่จะทำให้งานที่ออกมานั้นสะท้อนความเป็นตัวตนของลูกค้าออกมาได้อย่างชัดเจนและสร้างภาพจำให้แก่ลูกค้าได้มากที่สุด

สรุป

การตามในทั้ง 4 ส่วนล้วนมีความสำคัญทั้งหมดเพื่อให้งานออกมาตามที่วางแผนและตรงเวลา ในมุมของทีมงาน การตามไม่ใช่การเร่งหรือกดดัน แต่เป็นส่วนหนึ่งของ Project Management ที่ดี เพราะทุกครั้งที่ข้อมูลหรือ Asset ถึงมือทีมครบและตรงเวลา โอกาสที่งานจะออกมาตรงคุณภาพและส่งมอบได้ตาม Timeline ก็สูงขึ้นตามไปด้วย